Especificações técnicas das parcerias Aduana – Empresas: Pilar 2
Os Membros da Organização Mundial de Aduanas (OMA) e do setor privado de comércio internacional reconhecem a dupla importância de se ter uma cadeia logística segura enquanto se facilita o fluxo de bens através de fronteiras. Eles também reconhecem que todo o aperfeiçoamento de um dos termos da equação também gera benefícios para o outro. Dessa maneira, chama-se a atenção para a importância da "Estrutura da OMA para a elaboração de acordos de cooperação adequados a cada setor, com vistas a aumentar a segurança da cadeia logística e a facilitar o comércio", que pode servir como orientação durante a fase inicial de implementação da Estrutura da OMA para a segurança e a facilitação do comércio internacional. O êxito das parcerias Aduana-Empresas depende de vários fatores essenciais e de um respeito mútuo pelos papéis e responsabilidades de cada parte. Ainda que não seja uma lista abrangente, os tópicos a seguir servem para orientar os esforços conjuntos Aduana-Empresas: parceria, segurança, vantagens, tecnologia, comunicação e facilitação.
1. Padrão 1 – Parceria
Os Operadores Econômicos Autorizados (OEA) que participam da cadeia logística internacional devem se engajar em um processo de auto-avaliação relacionado com os padrões de segurança e as melhores práticas determinadas pelas aduanas assegurando, assim, que suas políticas e procedimentos internos oferecem garantias adequadas contra a manipulação de suas remessas e contêineres até que não mais se encontrem sob o controle da aduana no destino.
O programa de parcerias Aduana-Empresas deve permitir que os planos de segurança sejam flexíveis e personalizados, sustentando-se sobre o modelo empresarial dos OEA.
A administração aduaneira e o OEA devem elaborar, conjuntamente, e documentar as medidas de segurança apropriadas que devem ser implementadas e mantidas pelo OEA.
O documento de parceria Aduana-Empresa elaborado em conjunto deve ter processos escritos e verificáveis para assegurar, na medida do possível, e de acordo com o modelo empresarial do OEA, que os parceiros comerciais do OEA, incluindo fabricantes, fornecedores de produtos e vendedores declarem seu compromisso de cumprir com os padrões de segurança descritos na Estrutura da OMA para a segurança e a facilitação do comércio internacional.
Revisões periódicas dos processos e instalações dos OEA, bem assim das medidas de segurança por eles adotados, devem ser realizadas (em função do risco), e devem estar conformes aos procedimentos de segurança estabelecidos nos correspondentes acordos de segurança empresarial.
2. Padrão 2 – Segurança
Os Operadores Econômicos Autorizados (OEA) devem incorporar aos seus métodos empresariais existentes as melhores práticas determinadas pelas aduanas para aumentar a segurança da cadeia logística internacional
Os OEA devem implementar medidas de segurança que garantam a segurança de edifícios e que permitam controlar e monitorar os perímetros externos e internos, bem assim dispositivos de controle de acesso que impeçam o acesso não-autorizado às instalações, veículos, docas e outras áreas de carga e descarga.
Em uma cadeia logística segura, o controle de acesso, pelos responsáveis pelo monitoramento e vigilância, deve incorporar o controle administrativo de emissão de crachás de identificação adequados (funcionários, visitantes, vendedores, etc.) e outros mecanismos de controle de acesso como chaves, cartões e outros dispositivos que permitam o livre acesso à propriedade e bens da empresa.
O controle de acesso às instalações de uma cadeia logística segura deve prever a revogação total e imediata de crachás de identificação e acesso às instalações e sistemas de informação de funcionários demitidos.
Os dados sigilosos de comércio devem ser protegidos através da utilização de elementos de segurança informatizados, tais como passes com senhas individuais e que exijam a revalidação periódica, treinamento adequado em matéria de segurança de sistemas de informações e segurança contra acessos não-autorizados ou uso indevido de informações.
Os programas de segurança de funcionários devem incorporar a triagem de funcionários existentes e potenciais, conforme estabeleça e permita a legislação nacional. Esses programas devem incluir a verificação periódica de antecedentes dos funcionários que trabalhem em funções que lidam com informações sigilosas de segurança, prestando-se atenção em mudanças no comportamento social e na situação econômica do funcionário.
De acordo com o modelo empresarial do OEA, os programas e as medidas de segurança devem promover a integridade dos processos dos parceiros comerciais em matéria de transporte, movimentação e armazenagem de cargas na cadeia logística segura.
Deve-se empregar procedimentos que assegurar que todas as informações usadas no processamento da carga, tanto informações eletrônicas como manuais, sejam legíveis, oportunas e exatas, e que sejam protegidas contra alterações, perdas ou inserções de dados incorretos. O OEA e a aduana devem assegurar o sigilo de informações sensíveis no plano comercial ou de segurança. As informações devem ser usadas apenas para os fins para os quais foram fornecidas.
Ao receber ou enviar cargas, o OEA deve se assegurar que estejam conformes com a documentação correspondente de transporte. O OEA deve assegurar-se que todas as informações sobre a carga recebida de parceiros comerciais encontram-se documentadas de modo exato e oportuno. As pessoas que entregam ou recolhem cargas devem ser identificadas antes de receber ou levar a carga.
O OEA deve realizar treinamentos específicos para ajudar os funcionários a garantir a integridade das cargas, reconhecendo ameaças internas potenciais à segurança e protegendo os controles de acesso. O OEA deve conscientizar os funcionários sobre os procedimentos que a empresa usa para identificar e notificar incidentes suspeitos.
3. Padrão 3 – Autorização
A administração aduaneira, junto com representantes do setor privado, deve criar processos de validação ou procedimentos de reconhecimento dos benefícios que incitarão as empresas a obterem a condição de Operadores Econômicos Autorizados (OEA). Esses processos assegurarão que eles tenham benefícios decorrentes de seus investimentos em bons sistemas e práticas de segurança, incluindo inspeções e avaliações reduzidas para definições de alvos de risco, assim como o processamento rápido das mercadorias.
A administração aduaneira deve cooperar (de várias maneiras) com os parceiros empresariais para estabelecer os benefícios mútuos resultantes da participação coletiva numa cadeia logística segura.
A administração aduaneira deve ser receptiva às preocupações do OEA e de seus representantes autorizados e definir, em consultas com eles, um mecanismo formal de comunicação que assegure que as questões sejam recebidas, tratadas e resolvidas apropriadamente.
A administração aduaneira deve documentar os benefícios tangíveis que a administração espera proporcionar (dentro de sua jurisdição) aos parceiros empresariais totalmente engajados na cadeia logística segura. Esses benefícios devem ser medidos e relatados, e devem acompanhar as obrigações estabelecidas nos programas nacionais.
As administrações aduaneiras devem concordar mutuamente no reconhecimento da condição de OEA.
A administração aduaneira deve, quando for o caso, criar ou modificar dispositivos e implementar procedimentos para agilizar o processamento de cargas importadas ou exportadas consideradas de baixo risco em questões de segurança.
A administração aduaneira obterá benefícios com o aumento da segurança na cadeia logística internacional, na medida em que a melhora no processamento das informações, na capacidade de avaliação de riscos e na definição dos alvos de inspeção de remessas de alto risco permitirão otimizar o uso de recursos.
A administração aduaneira, junto com os OEA, obterá benefícios decorrentes do uso da auto-avaliação e verificações.
4. Padrão 4 – Tecnologia
Todas as partes manterão a integridade das cargas e contêineres, por meio da utilização de tecnologias modernas.
Os OEA devem atender, no mínimo, aos requisitos definidos nos vários acordos internacionais, incluindo-se a Convenção Aduaneira sobre Contêineres de 1972 e a Convenção relativa ao Transporte Internacional de Mercadorias cobertas pelas Cadernetas TIR (Convenção TIR, 1975).
As administrações aduaneiras devem incentivar e facilitar, através do aumento de benefícios, o uso espontâneo por parte dos OEA de tecnologias mais avançadas que os lacres mecânicos, para assegurar e monitorar a integridade de cargas e contêineres, bem assim para notificar todas as manipulações não-autorizada nos mesmos.
Os OEA devem ter procedimentos documentados que definam suas normas internas em relação à colocação se lacres e ao processamento de cargas e contêineres que empreguem lacres de alta segurança ou outros dispositivos projetados para impedir a violação das cargas.
A administração aduaneira deve ter procedimentos documentados que estabeleçam um regime de verificação de lacres, além de procedimentos operacionais para tratar das discrepâncias.
A administração aduaneira e o OEA devem manter um diálogo franco sobre as áreas de interesse comum que gerem benefícios coletivos a partir dos avanços de normas comerciais e da evolução das tecnologias relacionadas com a integridade de contêineres, e deveriam estar dispostos a tratar conjunta e prontamente os casos de prejuízos à segurança dos lacres.
5. Padrão 5 – Comunicação
A administração aduaneira atualizará regularmente os programas de parcerias Aduana - Empresas, visando promover padrões mínimos de segurança e as melhores práticas de segurança da cadeia logística internacional.
A aduana estabelecerá, em consulta com os OEA ou seus representantes, procedimentos a serem seguidos no caso de consultas ou de suspeitas de infração aduaneira, incluindo o fornecimento de números de telefone de funcionários aduaneiros que possam ser contatados nos casos de emergência.
A aduana fará consultas periódicas, tanto em nível nacional como local, com todas as partes envolvidas na cadeia logística internacional, para debater assuntos de interesse comum, incluindo regulamentos aduaneiros e procedimentos e exigências relacionadas com a segurança de instalações e cargas.
O OEA deve cooperar com a aduana nos esforços descritos acima e deve contribuir para um diálogo construtivo no sentido de assegurar que o programa continue tendo relevância e repouse sobre bases sólidas que considerem padrões mínimos de segurança que tragam benefícios para ambos os parceiros.
6. Padrão 6 – Facilitação
A administração aduaneira trabalhará em colaboração com os Operadores Econômicos Autorizados (OEA) a fim de maximizar a segurança e a facilitação da cadeia logística do comércio internacional que se origina ou que transita por territórios sob sua jurisdição.
A administração aduaneira deve criar ou modificar disposições e implementar procedimentos que consolidem e simplifiquem o envio das informações necessárias para a liberação aduaneira, tanto para facilitar o comércio como para identificar cargas de alto risco, para que se tomem medidas apropriadas.
A administração aduaneira deve estabelecer mecanismos que permitam aos parceiros empresariais opinarem sobre as emendas e modificações que afetem significativamente seus papéis na segurança da cadeia logística internacional.