Livro Diário

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Onde deverá ser registrado e autenticado o livro Diário do comerciante, para validade da escrituração nele contida?

O livro Diário, para efeito de prova a favor do comerciante, deverá conter, respectivamente, na primeira e última página, termos de abertura e de encerramento, e ser registrado e autenticado pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio.

NOTA:

As normas relativas à autenticação dos livros e instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio estão previstas na IN DNRC n o 65, de 1997. Essa mesma Instrução Normativa do DNRC dispõe em seu art. 15 que as Juntas Comerciais poderão delegar competência à autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração mercantil, atendidas as conveniências do serviço.

289

É válida a autenticação dos livros mercantis pelo Juiz de Direito em cuja jurisdição estiver o contribuinte, quando fora do Distrito Federal e das sedes das Juntas Comerciais ou de suas Delegacias?

A autenticação dos livros mercantis por qualquer autoridade pública somente será válida nos casos em que houver delegação das Juntas Comerciais para a execução de tal ato.

290

Onde deverá ser autenticado o Diário das sociedades simples?

As sociedades simples deverão autenticar seu livro Diário no Registro Civil das Pessoas Jurídicas, para que a escrituração nele mantida, com observância das disposições legais e comprovada por documentos hábeis, faça prova a favor da pessoa jurídica (RIR/1999, art. 258, § 4 º , e Lei n º 10.406, de 2002, art. 982).

NOTA:

A partir de 1 o /01/1997, as sociedades simples de prestação de serviços profissionais relativos ao exercício de profissão legalmente regulamentada passaram a ter seus resultados tributados de acordo com as regras aplicáveis às demais pessoas jurídicas em geral, inclusive no que se refere às obrigações de escrituração, registro e autenticação dos seus livros comerciais e fiscais (Lei n o 9.430, de 1996, art. 55).

291

As empresas obrigadas a manter escrituração contábil poderão efetuar lançamentos, no livro Diário, com data anterior ao seu registro e autenticação?

Sim. Admite-se a autenticação do livro Diário em data posterior ao movimento das operações nele lançadas, desde que o registro e a autenticação tenham sido promovidos até a data da entrega tempestiva da declaração, correspondente ao respectivo período (IN SRF n º 16, de 1984).

Entretanto, deve-se observar que a opção pela tributação com base no lucro real trimestral obriga que ao final de cada trimestre a pessoa jurídica apure seus resultados com base em demonstrações financeiras transcritas no livro Diário, bem como efetue a demonstração do lucro real devidamente transcrita no Lalur.

292

A forma de escriturar suas operações no Diário é de livre escolha do contribuinte?

Sim, desde que a escrituração seja mantida em registros permanentes com obediência aos preceitos da legislação comercial e fiscal e aos Princípios Fundamentais de Contabilidade, observando-se métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo, e registre as mutações patrimoniais segundo o regime de competência. Todavia, por força da legislação em vigor, as demonstrações financeiras deverão ser elaboradas em conformidade com o que dispõe a Lei n º 6.404, de 1976, obrigação esta estendida a toda pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real, conforme determinado pelo Decreto-lei n º 1.598, de 1977 (RIR/1999, art. 274). Por outro lado, a demonstração do lucro real a ser transcrita no Lalur deverá ser elaborada de acordo com o modelo aprovado pela IN SRF n º 28, de 1978.

293

O Livro Diário, de utilização obrigatória para as pessoas jurídicas sujeitas ao lucro real, deverá ser necessariamente o tradicional (livro encadernado) ou poderá ser substituído por fichas?

Será permitida ao contribuinte que empregar escrituração mecanizada a utilização de fichas numeradas tipograficamente, na forma estabelecida no Decreto n º 64.567, de 1969. Podem as fichas se apresentar da seguinte forma:

  1. contínuas, em forma de sanfona, atendidas às prescrições do art. 8 º do citado Decreto; ou,
  2. soltas ou avulsas, obedecidas às determinações do art. 9 º do mesmo Decreto.

NOTA:

Sobre a substituição do livro Diário tradicional por fichas ou formulários contínuos e a obrigatoriedade de adoção de livro próprio para transcrição das demonstrações financeiras e registro do plano de contas e/ou histórico codificado, consultar o PN CST n o 11, de 1985 e a IN DNRC n o 65, de 1997 (RIR/1999, art. 258, § 6 o ).

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Como devem ser escrituradas as fichas quando utilizadas em substituição ao livro Diário tradicional?

A utilização do sistema de fichas em substituição ao livro Diário tradicional não exclui a pessoa jurídica de obediência aos demais requisitos intrínsecos previstos nas leis fiscal e comercial para o livro Diário, especialmente as constantes dos arts. 2 º e 5 º do Decreto-lei n º 486, de 1969, e do Decreto n º 64.567, de 1969. Dessa forma, a escrituração das fichas deve obedecer aos mesmos princípios que a do livro Diário, isto é, conforme a ordem cronológica de dia, mês e ano, utilizando-se cada ficha até seu total preenchimento, somente passando-se para a ficha seguinte quando esgotada a anterior, sem qualquer espaço em branco, rasuras ou entrelinhas.

Procedimento diverso, por não atender às determinações legais, torna a escrituração passível de desclassificação, inclusive a escrituração das fichas unicamente em forma de Razão, ou seja, uma ficha para cada conta (PN CST n º 127, de 1975).

295

É permitida a escrituração do livro Diário por sistema de processamento eletrônico de dados?

Sim. O livro Diário poderá ser escriturado por sistema de processamento eletrônico de dados, em formulários contínuos cujas folhas deverão ser numeradas em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente, e conterão termos de abertura e encerramento, sendo obrigatória a sua autenticação no órgão competente (RIR/1999, art. 255)

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É permitida a escrituração resumida do Diário?

No Diário deverão ser lançados, dia a dia, os atos ou operações da atividade mercantil, bem como os que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do contribuinte.

Entretanto, relativamente a determinadas contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, admite-se a escrituração do Diário por totais que não excedam a um mês, desde que utilizados livros auxiliares para registro individual dessas operações, como, entre outros, os livros Caixa, Registros de Entrada e de Saída de Mercadorias, Registro de Duplicatas etc., os quais, nessa hipótese, tornam-se obrigatórios. Nesses casos, transportar-se-ão para o livro Diário somente os totais mensais, fazendo-se referência às páginas em que as operações se encontrem lançadas nos livros auxiliares, que deverão encontrar-se devidamente registrados, permanecendo a obrigação de serem conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação, observado, ainda, o regime de competência (RIR/1999, art. 258, § 1 º , e PN CST n º 127, de 1975).

297

A pessoa jurídica é obrigada a conservar os livros e documentos da escrituração?

Sim. A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (RIR/1999, art. 264).