Despesas Operacionais

292. Qual o conceito de despesas operacionais?

São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora.

As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa, entendendo-se como necessárias as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa (RIR/99, art. 299 e seus parágrafos e PN CST nº 32/81).

Poderá ser deduzido, como despesa operacional, o custo de aquisição de bens do ativo permanente cujo prazo de vida útil não ultrapasse a um ano ou de valor unitário não superior a R$ 326,61 (valor vigente a partir de 1º.01.96), desde que atinja a utilidade funcional individualmente (não empregados em conjunto) (RIR/99, art. 301). (Sobre bens em conjunto vide os PN CST nºs 100/78 e 20/80).

NOTAS :

1) A pessoa jurídica poderá deduzir na determinação do lucro real, em cada período de apuração, independentemente de comprovação, os gastos de alimentação, no local do desempenho da atividade, em viagem de seus empregados a seu serviço, desde que não excedentes ao valor de R$ 16,57 por dia de viagem. A viagem deverá ser comprovada por recibo de estabelecimento hoteleiro, ou bilhete de passagem quando a viagem não incluir qualquer pernoite, que mencione o nome do funcionário a serviço da pessoa jurídica.

O disposto nesta nota não se aplica aos casos de gastos de viagem realizada por funcionários em função de transferências definitivas para outro estabelecimento da pessoa jurídica; igualmente com relação às despesas com alimentação de sócios, acionistas e diretores (Lei nº 9.249/95, art. 13, IV e 30, e Portaria MF nº 312/95).

2) Poderá ser computado, como custo ou despesa operacional, o valor da aquisição de guarnições de cama, mesa e banho, e a louça, utilizados por empresas que exploram serviços de hotelaria, restaurantes e atividades similares (IN SRF nº 122/89).

293. Quais são as despesas operacionais dedutíveis na determinação do lucro real?

Nos termos do art. 299 do RIR/99, são os gastos não computados nos custos, mas necessários às transações ou operações da empresa, e que, além disso, sejam usuais e normais à atividade por esta desenvolvida, ou à manutenção de sua fonte produtiva, e ainda estejam intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços, conforme determina o art. 13 da Lei nº 9.249/95.

Excluem-se desse conceito, portanto, os dispêndios representativos de inversões ou aplicações de capital (PN CST nº 58/77, subitem 4.1) e aqueles expressamente vedados pela legislação fiscal (art. 13 da Lei nº 9.249/95).

A legislação fiscal exige, ainda, que as despesas operacionais estejam devidamente comprovadas por documentos hábeis e idôneos a comprovarem a sua natureza, a identidade do beneficiário, a quantidade, o valor da operação etc.

294. Com relação às despesas, quais os documentos necessários à sua comprovação?

As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por equipamentos ECF – Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação (Lei nº 9.532/1997, art. 61, § 1º e 81, II). Qualquer outro meio de emissão de nota fiscal , inclusive o manual, depende de autorização da Secretaria de Estado da Fazenda, com jurisdição sobre o domicílio fiscal da empresa interessada.

NOTA :

A partir de 01/01/97, a Lei nº 9.430/96, em seu art. 82, introduziu a hipótese de que não será considerado como comprovado o gasto ou a despesa quando os documentos comprobatórios forem emitidos por pessoa jurídica cuja inscrição no CNPJ tenha sido considerada ou declarada inapta, não produzindo tais documentos quaisquer efeitos tributários em favor de terceiro por se caracterizarem como uma hipótese de inidoneidade. Todavia, a dedutibilidade será admitida quando o adquirente de bens, direitos e mercadorias ou o tomador de serviços comprovar a efetivação do pagamento do preço respectivo e o recebimento dos bens, direitos e mercadorias ou utilização dos serviços.

295. Quais as despesas operacionais que a legislação fiscal considera como indedutíveis para fins de apuração do lucro real?

A partir de 01/01/96, a Lei nº 9.249/95, art. 13 c/c a IN SRF nº 11/96, vedou a dedução das seguintes despesas operacionais, para efeito de apuração do lucro real:

a) de qualquer provisão, com exceção apenas daquelas constituídas para: férias de empregados e 13º salário; reservas técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada cuja constituição é exigida pela legislação especial a elas aplicável;

b) das contraprestações de arrendamento mercantil e do aluguel de bens móveis ou imóveis, exceto quando relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização dos bens e serviços;

c) de despesas de depreciação, amortização, manutenção, reparo, conservação, impostos, taxas, seguros e quaisquer outros gastos com bens móveis e imóveis, exceto se relacionados intrinsecamente com a produção ou comercialização (sobre o conceito de bem intrinsecamente relacionado com a produção ou comercialização vide a IN SRF nº 11/96, art. 25);

d) das despesas com alimentação de sócios, acionistas e administradores;

e) das contribuições não compulsórias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de saúde e benefícios complementares assemelhados aos da Previdência Social, instituídos em favor de empregados e dirigentes da pessoa jurídica;

f) de doações, exceto se efetuadas em favor: do PRONAC; instituições de ensino e pesquisa sem finalidade lucrativa (limitada a 1,5% do lucro operacional); de entidades civis sem fins lucrativos legalmente constituídas no Brasil que prestem serviços em benefício de empregados da pessoa jurídica (limitada a 2% do lucro operacional);

g) das despesas com brindes.

NOTAS :

1) A Lei nº 9.430/96, arts. 9º e 14, revogou a possibilidade de dedução do valor da provisão constituída para créditos de liquidação duvidosa, passando a ser dedutíveis as efetivas perdas no recebimento dos créditos decorrentes da atividade da pessoa jurídica, observadas as condições previstas naqueles dispositivos.

2) A Contribuição Social sobre o Lucro não mais é considerada como despesa dedutível para fins da apuração do lucro real, devendo o respectivo valor ser adicionado ao lucro líquido (Lei nº 9.316/96, art. 1º).

3) Somente serão admitidas como dedutíveis as despesas com alimentação quando esta for fornecida pela pessoa jurídica, indistintamente, a todos os seus empregados.

4) As despesas computadas no lucro líquido e consideradas indedutíveis pela lei fiscal deverão ser adicionadas para fins de apuração do lucro real do respectivo período de apuração.

296. Quando não cabe o direito de registrar o custo de aquisição de bens do ativo permanente como despesas operacionais, mesmo que individualmente situados dentro do limite de valores estabelecidos para cada ano calendário?

Quando as atividades constitutivas do objeto da pessoa jurídica exigirem o emprego de uma certa quantidade de bens que, embora individualmente, cumpram a utilidade funcional, somente atingem o objetivo da atividade explorada em razão da pluralidade de seu uso (Exemplo: carrinhos de supermercado; cadeiras ou poltronas de empresas de diversões públicas empregadas em cinema ou teatro; botijões utilizados por distribuidoras de gás liqüefeito de petróleo; engradados, vasilhames, barris etc., por empresas de bebidas; máquinas autenticadoras de instituições financeiras etc.).

Assim, os bens da mesma natureza, embora individualmente de custo de aquisição abaixo do limite admitido, quando necessários em quantidade, em razão de sua utilização pela empresa, deverão ser registrados conjuntamente, sendo o encargo decorrente da diminuição de seu valor apurado em função do custo de aquisição correspondente ao valor total dos bens (PN CST nº 20/80).

297. Como deve ser contado o prazo de um ano de vida útil de duração do bem, para efeito de se permitir ou não que seu custo de aquisição seja admitido como despesa operacional?

A condição legal de dedutibilidade não exige que a vida útil do bem expire no mesmo ano-calendário em que é adquirido. Assim, o prazo de um ano (12 meses) deve ser contado a partir da data de aquisição do bem, ainda que esse prazo termine no período seguinte (PN CST nº 20/80, item 11).

298. Quais os dispêndios que configuram inversão ou aplicação de capital?

Salvo disposições especiais, constituem aplicação de capital os dispêndios relativos ao custo dos bens adquiridos ou das melhorias realizadas, cuja vida útil ultrapassar um ano, ou cujo valor unitário de aquisição for superior a R$ 326,62. Neste caso, o valor despendido deverá ser ativado, para ser depreciado ou amortizado em períodos de apuração futuros (RIR/99, art. 301, e seu § 2º).

299. Quais os gastos de conservação de bens e instalações admitidos como custos ou despesas operacionais, dedutíveis na determinação do lucro real?

São admitidos como custo ou despesas operacionais, dedutíveis na determinação do lucro real, os gastos com reparos e conservação de bens e instalações destinados tão-somente a mantê-los em condições eficientes de operações, e que não resultem em aumento da vida útil do bem prevista no ato de aquisição (RIR/99, art. 346 e seu § 1º).

Somente serão permitidas despesas com reparos e conservação de bens móveis e imóveis quando estes forem intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização dos bens e serviços (Lei nº 9.249/95, art. 13, III c/c a IN SRF nº 11/96, art. 25).

300. Quais são os gastos de conservação de bens e instalações não aceitos como custos ou despesas operacionais dedutíveis no próprio período de apuração de sua efetivação?

Os gastos realizados com reparos, conservação ou substituição de partes de que resultem aumento de vida útil superior a um ano, em relação à prevista no ato de aquisição do respectivo bem. Nesse caso, os gastos correspondentes deverão ser capitalizados, a fim de servirem de base a depreciações futuras (RIR/99, art. 346, § 1º e PN CST nºs 02/84 e 22/87).

301. Como deve ser contado o prazo de aumento de vida útil superior a um ano de duração do bem, para efeito de permitir ou não a dedutibilidade dos gastos com reparos, conservação ou substituição de partes no próprio período de apuração de sua efetivação?

O prazo de aumento de vida útil superior a um ano deve ser contado a partir da data final de utilização do bem, prevista no ato de aquisição, correspondendo ao período de prolongamento de vida útil que se possa esperar em função dos gastos efetuados com reparos, conservação ou substituição de partes. Deverá representar, pelo menos, mais 12 meses de condições eficientes de operação.